Dokumen sering juga diistilahkan dengan arsip atau warkat. Arsip atau warkat pada mulanya dikatakan sebagai lembaran kertas yang berisi catatan-catatan tentang data-data atau keterangan-keterangan tertentu. Pada saat sekarang tidak hanya lembaran kertas saja yang disebut warkat atau arsip, tetapi semua media yang dapat menggantikan fungsi kertas seperti kaset, microfilm dan disket yang berisi catatan-catatan tentang data-data atau keterangan-keterangan tertentu juga dapat digolongkan sebagai arsip.
Menurut UU No. 7/71 Tentang: KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN, Bab 1 Pasal 1 berbunyi:
Yang dimaksud arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1.2 Daur Hidup Arsip
Daur hidup arsip terdiri dari 3 tahapan, yaitu:
a. Tahap Kelahiran
Kelahiran arsip dalam suatu organisasi terjadi karena ada arsip yang dibuat dan diterima. Berdasarkan UU No. 7/71, Bab 1 Pasal 1 diketahui bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta, dan perorangan.
b. Tahap Pemakaian
Setelah arsip dilahirkan tentunya akan dipakai untuk keperluan memperlancar operasional atau aktivitas pemiliknya.
Dalam tahap ini arsip akan mengalami dua perlakuan, yaitu disimpan setelah digunakan dan diambil dari tempat penyimpanan untuk digunakan.
Tahapan ini dilihat dari tingkat frekuensinya dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
1. Sering digunakan, maksudnya arsip lebih sering digunakan dari pada disimpan. Ini menandakan bahwa arsip masih aktiv digunakan. Oleh karenanya kelompok arsip ini dinamakan arsip aktiv.
2. Jarang digunakan, arsip masih digunakan, namun frekuensinya sudah menurun, jadi lebih sering disimpan. Kelompok arsip ini dinamakan arsip in-aktiv.
3. Hampir tidak pernah digunakan, jadi arsip cenderung berada di tempat penyimpanan arsip. Kelompok arsip ini dinamakan arsip statis.
c. Tahap Pemusnahan dan atau Pelestarian
Setelah melalui masa pemakaian arsip akan dimusnahkan dan ada sebagian yang dilestarikan. Jadi arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk menunjang operasional pemiliknya akan dimusnahkan. Namun sebagian arsip tertentu akan tetap dilestarikan meskipun sudah tidak menunjang operasional secara langsung, karena masih memiliki nilai guna bagi pemiliknya.
1.3 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip, berdasarkan berbagai okumture, disingkat ALFRED, maksudnya:
A = Administrasi value/Warkat yang bernilai administrasi.
L = Legal value/Warkat yang mempunyai nilai okum.
F = Fiscal value/Warkat yang mempunyai nilai keuangan.
R = Research value/Warkat yang mempunyai nilai penelitian.
E = Education value/Warkat yang mempunyai nilai pendidikan.
D = Dokumentary value/Warkat yang mempunyai nilai dokumentasi.
1.4 Jenis Arsip
Berdasarkan nilai gunanya, arsip diklasifikasikan menjadi:
a. Arsip Vital, yaitu arsip yang memiliki kandungan nilai ALFRED sangat tinggi. Arsip ini bersifat abadi, makanya arsip jenis ini harus dilestarikan keberadaannya.
b. Arsip Penting, yaitu arsip yang memiliki kandungan nilai ALFRED tinggi. Sifatnya sangat membantu memperlancar penyelesaian pekerjaan sehari-hari. Informasinya sulit dicari pada arsip yang lain. Jadi kalau hilang, akan menimbulkan masalah yang serius bagi pemiliknya. Arsip ini memiliki masa aktif yang lama. Selain itu juga memiliki masa pasif yang lama juga, bisa mencapai puluhan tahun.
c. Arsip Biasa, yaitu arsip yang memiliki kandungan nilai ALFRED sedikit. Arsip ini bersifat sementara kegunaannya, informasinya mudah ditemukan pada arsip yang lain. Arsip ini memiliki masa aktif yang tidak lama. masa pasifnya juga tidak lama, bahkan kadang tidak melalui masa pasif.
d. Arsip Tidak Penting, yaitu arsip yang memiliki kandungan nilai ALFRED sangat sedikit. Arsip ini bersifat sekali pakai. Setelah dibaca nilai gunanya sudah tidak ada lagi. Jadi biasanya tidak dilakukan penyimpanan terhadap arsip kelompok ini.
1.5 Fungsi Arsip
fungsi arsip yang paling utama adalah ada 2, yaitu:
a. Sebagai Sumber Informasi
Mengingat arsip berisi tentang catatan aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi, maka arsip merupakan sumber informasi tentang aktivitas yang telah dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan.
b. Sebagai Bahan Pertanggung-Jawaban
Kemudian karena arsip berisi informasi dan atau data tentang suatu kegiatan yang telah dilakukan, maka biasanya arsip juga berfungsi sebagai bahan pertanggung jawaban pelaksanaan suatu aktivitas. Arsip-arsip ini biasanya berupa laporan kegiatan.
1.6 Identias Arsip
Suatu arsip yang baik akan mempunyai paling tidak 5 indentitas pokok. Ke lima identitas tersebut adalah:
1. Nama, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama, yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
2. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi, akan mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Sebagai contoh surat mempunyai nomor surat.
3. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukkan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
4. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitas dari arsip.
5. Tempat, yang menunjukkan tempat di mana arsip tersebut dibuat, atau diterbitkan.
Ke lima identitas arsip ini akan sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip.
1.7 Sistem Filing
Pada daur hidup arsip tahap ke dua, arsip mengalami penyimpanan dan penemuan kembali. Sistem filing adalah tata-cara yang dipergunakan untuk dapat menyimpan dan menemukan kembali dokumen atau arsip dengan cepat dan tepat. Ada 5 sistem dasar yang dapat dipergunakan, yaitu:
1. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alfabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama organisasi. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan atau pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
2. Numeric atau sistem angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat, tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
3. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokan berdasarkan pada subyek atau perihal surat.
4. Tanggal, yaitu penyimpanan arsipyang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat.
5. Geografi, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokan berdasarkan asal dari mana warkat.
1.8 Prosedur Filing
Prosedur filing adalah langkah-langkah atau tahap-tahap yang ditempuh untuk menfile warkat atau arsip. Prosedur tersebut meliputi:
a. Pengumpulan warkat, yaitu pengumpulan warkat-warkat yang telah digunakan dari seluruh bagian yang ada pada suatu organisasi.
b. Pemeriksaan, warkat-warkat yang telah terkumpul diperiksa apakah memang benar-benar sudah siap untuk dijadikan file.
Pendataan, selanjutnya warkat-warkat tadi didata atau diinventarisasi.
c. Pengindekan, adalah penentuan klasifikasi penyimpanan warkat, sehingga warkat dapat ditempatkan pada klasifikasinya yang tepat atau sesuai.
d. Pengkodean, yaitu pemberian kode sesuai dengan klasifikasinya. Kode ini biasanya berupa tanda khusus yang akan dituliskan pada warkat yang bersangkutan. Penempatan kode penyimpanan ini harus seragam, baik bentuk maupaun tempatnya.
e. Sorting, setelah diberi tanda atau kode, warkat-warkat dikumpulkan berdasarkan klasifikasinya. Hal ini untuk memudahkan proses berikutnya.
f. Penyimpanan, yaitu penempatan warkat sesuai dengan klasifikasi dan kodenya pada tempat penyimpanan.
1.9 Langkah Langkah Penyimpanan
Langkah untuk menata berkas/memfile surat adalah sebagai berikut:
1. Menentukan Sistem Filing yang Sesuai
2. Menyiapkan tempat penyimpanan
Untuk menyiapkan atau memilih tempat hendaknya disesuaikan dengan: bentuk fisik arsip, jumlah arsip, tingkat keamanan, jenis arsip, serta biaya.
3. Melakukan Pengkaplingan tempat
Pengkaplingan tempat sesuai sistem yang dipilih
4. Memberi pembatas atau penunjuk untuk tiap klasifikasi
5. Melaksanakan prosedur filing
